Aalto Women in Business
  • About
    • Our story
  • Join
  • Events
  • Newsroom
  • Partnerships
  • Team
  • About
    • Our story
  • Join
  • Events
  • Newsroom
  • Partnerships
  • Team

Tuottavuutta ja tehokkuutta tietotyöhön?

1/21/2018

0 Comments

 
18.1.2018 järjestimme uusinnan tehokkuus-aiheisesta AWiBin Round Tablesta ravintola Figissä.

Keskustelussa jaettiin runsaasti parhaita käytäntöjä ja toisaalta haasteita liittyen tehokkuuteen, tuottavuuteen ja organisointiin tietotyössä. Osallistujien luvalla kokosimme alle muutamia yleishyödyllisiä vinkkejä jäsenistöllemme.
Picture
Tiimin tehokkuus ja tuottavuus
  • Sovitaan työyhteisössä tai tiimeissä kommunikaatiota tehostavista käytännöistä (esimerkki: kokouskutsuun lisätään aina tiedoksi agenda/ tärkeimmät käsiteltävät asiat ja mitä kokouksella halutaan saavuttaa ja mitä valmistautumista osallistujilta odotetaan)
  • Tehdään työyhteisössä yhteiset sisäisen viestinnän pelisäännöt, jossa sovitte esimerkiksi sisäisten sähköpostien lähettämisestä tai niiden korvaamisesta esimerkiksi Slackilla, Flowdockilla tai vastaavilla työkaluilla
  • Scrum-menetelmän käyttäminen tiimipalavereissa: Sovitaan yhteisesti, minkä verran jokaisella osallistujalla on käytössään aikaa tiimin sisäisissä viikkopalavereissa ja ajankäyttöä tarkkaillaan/kellotetaan. Puheenvuorossa tulee kertoa sovitun ajan sisällä, mitä teki viime viikolla, mitä tekee nyt ja onko työn etenemisessä tällä hetkellä jotain esteitä ("blockers")
  • Odotusten hallinta tiimin sisällä ja asiakkailden suuntaan: Kysy aikataulua esitetyille tilauksille ja pyynnöille. Tilaajan ja vastaanottajan oletus tarpeen kiireellisyydestä saattaa erota paljon. Myös yhteydenottojen vasteajasta kannattaa keskustella avoimesti :)

Oman työn tehokkuus ja tuottavuus

  • Kalenteroi myös omaa työaikasi, jotta kalenteri ei täyty kokouskutsuista
  • Jäsennä ja aikatauluta tekemisiä esimerkiksi roadmapien avulla
  • Etsi itsellesi tärkeimpien käytössäsi olevien sovellusten ja työkalujen tarpeelliset laajennukset ja testaa niitä ennakkoluulottomasti (esimerkiksi projektinhallintatyökalut kuten Trello, PowerPointin lisäosat ).
  • Tutustu sähköpostiohjelmien filttereihin, mallipohjiin ja muihin työntekoa tehostaviin kikkoihin. Laputa saapuneet sähköpostit ja aikatauluta niiden vaatima toiminta kalenteriin. (Ainakin Outlookissa valitun sähköpostin saa vietyä kalenteriin helposti hiiren oikeaa nappia painamalla)
  • Väritä saapuneet sähköpostit tehtävien, tiimien ym. perusteella. Järjestämällä sähköpostit värien perusteella, on myöhemmin nähtävissä yhdellä silmäyksellä helposti aiheeseen kuuluvat viestit.
  • ”Kahden kerran sääntö” ­– Aikataulutettuja työtehtäviä ei voi loputtomasti siirtää, vaan ne on kahden siirtokerran jälkeen joko tehtävä tai hylättävä.
0 Comments

Leadership simulation with World of Insights

1/11/2018

0 Comments

 
Picture

Gamification is one of the growing trends of today, and AWiB members had an unique opportunity to experience one implication of it in "The Organisation Workshop", a leadership simulation game hosted by World of Insights. Their serious business games are not digital but are based on learning via co-discovery, designed with over 15 years of experience in executive development.
 
At the beginning of the simulation, our excellent coach Eliza Hochman gave every participant a role to fulfill: a top executive, a middle manager, a worker or a customer. Each of us had a mission to accomplish, and we were interacting in a fast-paced environment and experiencing situations that regularly occur in these positions. The game was not about role play; we were asked to operate as we would in similar situation.
 
After a 30-minute experiment, the game was stopped and everyone was asked about the feelings they had regarding their role and other roles. The comments shared during the briefing were eye-opening: almost all people in same role had similar feelings, and most of them were negative: insecurity, feeling uninformed, stress, feeling disrespected. Many started to explain what had happen (which is called “the stuff”: everything that happens in everyday life), taking it personally and feeling as victims of others. This was called the Door A approach.
 
The key lesson from the first round was that much that we think that’s personal, is not. Context impacts behavior, which is why the negative feelings and demeanors are natural, almost inevitable. However, we can also choose to act differently under the circumstances. We were given concrete examples of how to change our behavior in the game and end up in building partnerships in the organization, which is the ultimate recipe for success of the company. This is called the Door B approach.
 
To illustrate the learnings in more detail, we gathered some experiences and thoughts that emerged during the game:

Top executive: Door A approach for tops is feeling burdened by the overload of issues from all directions and the reaction to suck it all to yourself. Instead, taking door B approach to build responsibility throughout the company by actively informing, involving and coaching lower levels, builds partnership. Furthermore, giving lower levels important challenges increases the organization capacity as well as is offering an arena for people to develop.
 
Middle manager: Door A approach is feeling overwhelmed by the pressure coming from both top and below. Sliding in between workers/tops to fix their problems causes the feeling of being torn. Door B approach means strongly securing that you have independence of thought (taking time to think) despite the pressure, and sharing information between the layers to ensure issues are being addressed, to drive system to work optimally.
 
Worker: Door A approach is seeing yourself as unimportant, disrespected part of organization, without power to impact on anything. That causes oppression. Instead, Door B approach means taking responsibility of your condition, taking an active initiative to communicate problems that are seen, and elaborating a vision on what actions could be taken to improve.
 
Customer: Door A approach is customer ordering a project from the company and insecurely waiting whether it will be delivered on time, and with high-quality. Door B approach would be to be closely involved in the delivery process, make suggestions for improvement and ensuring the feedback reaches the right people.
 
Experiencing the concrete mindset shift in the “organization” of the game between the natural reaction of Door A mindset to the Door B approach was very insightful! Worth of trying in real world as well, right?

0 Comments

    Author

    AWiB core team and visiting friends write about events, speakers, books, ideas, tips and tools. Send us a mail if you want to contribute!

    Archives

    November 2020
    December 2019
    November 2019
    October 2019
    August 2019
    June 2019
    December 2018
    March 2018
    January 2018
    December 2017
    November 2017
    October 2017
    May 2017
    April 2017
    March 2017
    February 2017

    Categories

    All
    Upcoming Events

    RSS Feed

Proudly powered by Weebly