Tuottavuutta ja tehokkuutta tietotyöhön?

18.1.2018 järjestimme uusinnan tehokkuus-aiheisesta AWiBin Round Tablesta ravintola Figissä.

Keskustelussa jaettiin runsaasti parhaita käytäntöjä ja toisaalta haasteita liittyen tehokkuuteen, tuottavuuteen ja organisointiin tietotyössä. Osallistujien luvalla kokosimme alle muutamia yleishyödyllisiä vinkkejä jäsenistöllemme.

Tiimin tehokkuus ja tuottavuus

• Sovitaan työyhteisössä tai tiimeissä kommunikaatiota tehostavista käytännöistä (esimerkki: kokouskutsuun lisätään aina tiedoksi agenda/ tärkeimmät käsiteltävät asiat ja mitä kokouksella halutaan saavuttaa ja mitä valmistautumista osallistujilta odotetaan)
• Tehdään työyhteisössä yhteiset sisäisen viestinnän pelisäännöt, jossa sovitte esimerkiksi sisäisten sähköpostien lähettämisestä tai niiden korvaamisesta esimerkiksi Slackilla, Flowdockilla tai vastaavilla työkaluilla
• Scrum-menetelmän käyttäminen tiimipalavereissa: Sovitaan yhteisesti, minkä verran jokaisella osallistujalla on käytössään aikaa tiimin sisäisissä viikkopalavereissa ja ajankäyttöä tarkkaillaan/kellotetaan. Puheenvuorossa tulee kertoa sovitun ajan sisällä, mitä teki viime viikolla, mitä tekee nyt ja onko työn etenemisessä tällä hetkellä jotain esteitä ("blockers")
• Odotusten hallinta tiimin sisällä ja asiakkailden suuntaan: Kysy aikataulua esitetyille tilauksille ja pyynnöille. Tilaajan ja vastaanottajan oletus tarpeen kiireellisyydestä saattaa erota paljon. Myös yhteydenottojen vasteajasta kannattaa keskustella avoimesti :)

Oman työn tehokkuus ja tuottavuus

• Kalenteroi myös omaa työaikasi, jotta kalenteri ei täyty kokouskutsuista
• Jäsennä ja aikatauluta tekemisiä esimerkiksi roadmapien avulla
• Etsi itsellesi tärkeimpien käytössäsi olevien sovellusten ja työkalujen tarpeelliset laajennukset ja testaa niitä ennakkoluulottomasti (esimerkiksi projektinhallintatyökalut kuten Trello, PowerPointin lisäosat ).
• Tutustu sähköpostiohjelmien filttereihin, mallipohjiin ja muihin työntekoa tehostaviin kikkoihin. Laputa saapuneet sähköpostit ja aikatauluta niiden vaatima toiminta kalenteriin. (Ainakin Outlookissa valitun sähköpostin saa vietyä kalenteriin helposti hiiren oikeaa nappia painamalla)
  
• Väritä saapuneet sähköpostit tehtävien, tiimien ym. perusteella. Järjestämällä sähköpostit värien perusteella, on myöhemmin nähtävissä yhdellä silmäyksellä helposti aiheeseen kuuluvat viestit.
• ”Kahden kerran sääntö” ­– Aikataulutettuja työtehtäviä ei voi loputtomasti siirtää, vaan ne on kahden siirtokerran jälkeen joko tehtävä tai hylättävä.